Assemblée générale : 7 erreurs à éviter absolument

L'assemblée générale annuelle est le moment le plus important de la vie démocratique d'un syndicat. C'est là que les copropriétaires s'expriment, que les budgets sont présentés et que les grands projets sont adoptés. C'est aussi l'endroit où les erreurs de procédure sont les plus fréquentes; et malheureusement, les plus coûteuses.

Certaines maladresses, même commises de bonne foi par des administrateurs dévoués, peuvent invalider rétroactivement des décisions votées à l'unanimité. En 2026, avec la complexification du cadre légal entourant la copropriété au Québec, l'improvisation n'a plus sa place. Voici les sept pièges les plus courants et comment les éviter.

La convocation est le point de départ juridique de votre assemblée. Une erreur à cette étape fragilise l'ensemble de la rencontre. Selon l'article 1087 du Code civil du Québec, l'avis doit être transmis à tous les copropriétaires au moins 10 jours et au plus 45 jours avant la tenue de l'assemblée.

Mais le délai n'est pas le seul enjeu. L'avis doit obligatoirement inclure la date, l'heure et le lieu exacts de la réunion, un ordre du jour détaillé, ainsi que tous les documents essentiels à la prise de décision : budget prévisionnel, états financiers, soumissions pour des travaux majeurs et projets de modification à la déclaration de copropriété.

Un copropriétaire qui reçoit sa convocation le huitième jour, ou à qui manque une soumission cruciale, est en droit de demander l'annulation des résolutions adoptées. L'assemblée entière peut ainsi être déclarée invalide.

Il est tentant de commencer la réunion dès que la salle semble pleine ou que l'heure prévue est atteinte. C'est une erreur qui peut invalider toute l'assemblée. Le quorum, tel que défini à l'article 1089 du CCQ, est atteint lorsque les copropriétaires présents ou représentés par procuration détiennent la majorité des voix, soit plus de 50 % des quotes-parts.

Le président d'assemblée ou le secrétaire doit calculer précisément les quotes-parts présentes à l'ouverture de la séance à l'aide de la feuille de présences. Ce calcul ne se fait pas à vue d'œil.

La section « Varia » ou « Sujets divers » en fin d'ordre du jour est l'un des pièges les plus courants. L'article 1088 du CCQ est pourtant explicite : une assemblée ne peut délibérer et voter que sur les questions inscrites à l'ordre du jour joint à l'avis de convocation. La période de questions diverses sert à échanger, à soulever des problèmes mineurs ou à formuler des recommandations pour la prochaine réunion du conseil d'administration. Rien de plus.

Si l'on profite du point « Varia » pour voter l'installation de caméras de sécurité ou l'embauche d'un nouveau concierge, n'importe quel copropriétaire, présent ou absent à l'assemblée, peut faire annuler cette décision par un tribunal dans les 90 jours suivants.

Une erreur très répandue consiste à appliquer la règle « un condo = un vote ». En copropriété divise, le poids de chaque vote est proportionnel à la valeur relative de la fraction, soit la quote-part telle qu'établie dans la déclaration de copropriété.

Ce calcul peut être modifié par des suspensions légales. L'article 1094 du CCQ prévoit qu'un copropriétaire ayant plus de trois mois de retard dans le paiement de ses charges communes perd automatiquement son droit de vote. De même, les droits de vote du promoteur peuvent être réduits après un certain délai pour éviter qu'il ne contrôle indéfiniment le syndicat.

Il est donc impératif que le registre des copropriétaires soit à jour à la minute où l'assemblée commence, afin de refléter le poids réel de chaque intervenant.

Le procès-verbal n'est pas une transcription mot à mot des débats. C'est le document juridique qui atteste des décisions prises. Trop de syndicats rédigent le PV des semaines, voire des mois après l'assemblée, en se basant sur des souvenirs flous.

Un bon procès-verbal doit confirmer le quorum, indiquer le nom de la personne qui propose et appuie chaque résolution, consigner le résultat exact de chaque vote (nombre de voix pour, contre et abstentions, calculé en quotes-parts) et mentionner les éventuelles dissidences lorsqu'un copropriétaire demande que son opposition soit actée.

Idéalement, le procès-verbal est rédigé en direct et signé par le président et le secrétaire à la fin de la rencontre; il peut alors être intégré au registre de la copropriété sans délai.

Tous les votes ne se valent pas. Appliquer la mauvaise règle de majorité à une décision est l'assurance de la rendre contestable. Le Code civil prévoit trois paliers distincts selon l'importance de la décision.

La majorité simple (art. 1096 CCQ) s'applique aux décisions courantes comme le budget ou l'élection des administrateurs : elle correspond à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés. La majorité qualifiée (art. 1097 CCQ) exige la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires de l'immeuble, présents ou non, pour des actes importants comme la modification de l'acte constitutif ou certains travaux de transformation. Enfin, la double majorité (art. 1098 CCQ) requiert l'accord des trois quarts des copropriétaires représentant au moins 90 % des voix pour les décisions critiques, notamment le changement de destination de l'immeuble.

Adopter des travaux d'amélioration majeurs avec une simple majorité expose le syndicat à des poursuites. C'est l'une des erreurs les plus fréquentes et les plus difficiles à corriger après coup.

Il est fréquent que le président du conseil d'administration agisse aussi comme président de l'assemblée. Ce n'est pas formellement interdit, mais c'est souvent une mauvaise idée en pratique.

Le rôle du président d'assemblée consiste à diriger les débats avec impartialité, donner la parole, gérer les tensions et veiller au respect des règles de droit. Lorsqu'un administrateur préside, il se retrouve à la fois juge et partie : il doit défendre le bilan de son conseil tout en arbitrant les échanges. Cela mène fréquemment à des assemblées désordonnées, à des débordements émotionnels et à des erreurs procédurales graves.

Un président d'assemblée neutre, idéalement un professionnel externe, garantit que la rencontre se déroule dans le calme, la structure et la plus stricte légalité.

L'assemblée générale annuelle est une mécanique où la méconnaissance des lois peut coûter cher à l'ensemble des copropriétaires. En évitant ces sept erreurs, vous protégez non seulement les décisions de votre syndicat, mais aussi l'harmonie au sein de votre immeuble.

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